Surel atau email merupakan salah satu bentuk komunikasi yang efektif dan efisien dalam dunia bisnis maupun pribadi. Namun, terkadang kita kesulitan dalam menulis surel yang baik dan benar. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas mengenai struktur format penulisan surel yang baik dan benar.
Pengenalan
Sebelum memulai penulisan surel, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan subjek email yang ditulis jelas dan singkat. Hal ini akan memudahkan penerima email untuk memahami isi pesan yang ingin disampaikan. Kedua, pastikan email dikirim ke orang yang tepat dan relevan dengan isi pesan.
Struktur Format Penulisan Surel
Struktur format penulisan surel yang baik dan benar terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
1. Salam Pembuka
Salam pembuka pada surel biasanya berisi kata-kata sapaan seperti “Halo”, “Hai”, atau “Selamat pagi/siang/malam”. Pastikan salam pembuka yang digunakan sesuai dengan waktu dan situasi yang tepat.
2. Pengenalan Diri
Setelah salam pembuka, pengenalan diri perlu dilakukan untuk memperkenalkan diri kepada penerima email. Pengenalan diri dapat berisi nama, jabatan, atau perusahaan yang diwakili.
3. Tujuan Email
Setelah melakukan pengenalan diri, pastikan tujuan email yang ingin disampaikan jelas dan singkat. Hal ini akan memudahkan penerima email untuk memahami isi pesan yang ingin disampaikan.
4. Isi Pesan
Isi pesan pada surel harus disampaikan dengan jelas dan singkat. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu.
5. Penutup
Penutup pada surel biasanya berisi kata-kata seperti “Terima kasih”, “Salam hangat”, atau “Hormat saya. Pastikan kata-kata yang digunakan sesuai dengan situasi dan konteks yang tepat.
6. Tanda Tangan
Terakhir, pastikan surel dilengkapi dengan tanda tangan yang tepat. Tanda tangan dapat berisi nama, jabatan, atau informasi kontak.
Tips Penulisan Surel yang Baik dan Benar
Untuk menulis surel yang baik dan benar, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Singkat
Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kata-kata yang sulit atau ambigu.
2. Hindari Penggunaan Kata-kata Kasar atau Tidak Pantas
Hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas dalam penulisan surel. Hal ini dapat merusak citra baik perusahaan atau individu.
3. Perhatikan Tanda Baca dan Ejaan
Perhatikan tanda baca dan ejaan dalam penulisan surel. Pastikan tanda baca dan ejaan yang digunakan sesuai dengan aturan yang berlaku.
4. Gunakan Format yang Tepat
Gunakan format yang tepat dalam penulisan surel. Pastikan surel dilengkapi dengan subjek yang jelas dan singkat, pengenalan diri, tujuan email, isi pesan, penutup, dan tanda tangan.
5. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Periksa kembali surel sebelum mengirim untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan atau format yang digunakan.
Kesimpulan
Dalam penulisan surel, struktur format yang baik dan benar sangat penting untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh penerima email. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat, hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas, perhatikan tanda baca dan ejaan, gunakan format yang tepat, dan periksa kembali sebelum mengirim surel.
