Email merupakan salah satu bentuk komunikasi yang paling umum digunakan saat ini. Email digunakan untuk mengirimkan pesan, file, atau dokumen secara cepat dan mudah. Bagi yang masih belum terbiasa, mungkin akan sedikit kesulitan untuk melakukan melihat atau membuka email. Namun, jangan khawatir, dalam artikel ini akan dijelaskan cara melihat email dengan mudah dan cepat.
1. Buka Aplikasi Email
Cara pertama untuk melihat email adalah dengan membuka aplikasi email yang sudah terpasang di perangkat. Biasanya aplikasi email sudah terpasang secara default pada ponsel atau komputer. Jika belum terpasang, maka bisa diunduh dan dipasang dari toko aplikasi atau situs resmi penyedia aplikasi email.
2. Masukkan Alamat Email dan Password
Setelah membuka aplikasi email, langkah selanjutnya adalah memasukkan alamat email dan password. Pastikan alamat email dan password yang dimasukkan sudah benar dan sesuai dengan akun yang dimiliki. Jika alamat email atau password salah, maka tidak akan bisa masuk dan melihat email.
3. Pilih Menu Inbox atau Kotak Masuk
Setelah berhasil masuk ke aplikasi email, biasanya akan muncul beberapa menu pilihan seperti Inbox, Sent, Draft, Spam, atau Trash. Pilih menu Inbox atau Kotak Masuk untuk melihat email yang masuk.
4. Buka Email yang Ingin Dilihat
Setelah masuk ke menu Inbox atau Kotak Masuk, maka akan terlihat daftar email yang masuk. Pilih email yang ingin dilihat dengan mengklik atau mengetuknya. Email yang dipilih akan terbuka dan bisa dilihat secara detail.
5. Baca Isi Email
Setelah email terbuka, maka bisa membaca isi email secara detail. Biasanya email terdiri dari beberapa bagian seperti judul, pengirim, alamat email pengirim, tanggal dan waktu kirim, serta isi pesan. Bacalah isi email dengan teliti dan pastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
6. Balas atau Forward Email
Jika ingin membalas atau meneruskan email yang diterima, maka bisa menggunakan fitur Reply atau Forward yang tersedia di aplikasi email. Fitur tersebut akan menampilkan kotak pesan baru dengan alamat email dan isi pesan yang sudah terisi otomatis. Tinggal mengetikkan pesan balasan atau pesan meneruskan, kemudian mengirimnya.
7. Hapus Email yang Tidak Diperlukan
Setelah membaca dan membalas email yang diterima, jangan lupa untuk menghapus email yang tidak diperlukan. Email yang tidak diperlukan akan memenuhi ruang penyimpanan dan membuat inbox menjadi berantakan. Untuk menghapus email, bisa menggunakan fitur Delete atau Trash yang tersedia di aplikasi email.
8. Gunakan Fitur Filter atau Sortir
Jika inbox terlalu banyak email, maka bisa menggunakan fitur filter atau sortir untuk memudahkan mencari email yang dibutuhkan. Fitur tersebut akan memilah email berdasarkan kategori tertentu seperti pengirim, tanggal, atau judul email. Dengan demikian, akan lebih mudah dan cepat menemukan email yang dibutuhkan.
9. Periksa Spam atau Folder Lainnya
Selain inbox, email yang masuk juga bisa berada di folder lainnya seperti Spam atau Junk. Jadi, jangan lupa untuk memeriksa folder lainnya jika email yang diinginkan tidak ada di inbox. Biasanya email yang masuk ke folder Spam atau Junk adalah email yang dianggap tidak penting atau mencurigakan oleh sistem email.
10. Aktifkan Notifikasi Email
Untuk memudahkan melihat email yang masuk, bisa mengaktifkan notifikasi email di perangkat. Notifikasi email akan memberikan pemberitahuan atau suara ketika ada email baru yang masuk. Dengan begitu, tidak perlu terus-terusan memeriksa aplikasi email secara manual.
11. Periksa Koneksi Internet
Agar bisa melihat email, pastikan perangkat terhubung dengan koneksi internet yang stabil dan cepat. Koneksi internet yang buruk akan membuat proses melihat email menjadi lambat dan terganggu. Jadi, pastikan koneksi internet sudah cukup baik sebelum membuka aplikasi email.
12. Aktifkan Fitur Autentikasi Dua Faktor
Untuk menjaga keamanan akun email, bisa mengaktifkan fitur autentikasi dua faktor. Fitur tersebut akan meminta verifikasi tambahan seperti kode verifikasi atau sidik jari saat masuk ke akun email. Dengan demikian, akan lebih sulit bagi orang lain untuk mengakses akun email tanpa izin.
13. Perbarui Aplikasi Email
Pastikan aplikasi email yang digunakan selalu diperbarui ke versi terbaru. Versi terbaru biasanya memiliki fitur yang lebih baik dan lebih aman dari versi sebelumnya. Selain itu, aplikasi email yang sudah diperbarui juga akan lebih cepat dan lebih stabil.
14. Simpan Email yang Penting
Jangan lupa untuk menyimpan email yang penting atau memiliki informasi yang berharga. Email yang disimpan bisa diarsipkan atau disimpan di folder khusus. Dengan demikian, tidak perlu mencari email tersebut di masa yang akan datang.
15. Hati-hati Terhadap Email Phishing
Email phishing adalah email palsu yang dibuat untuk menipu orang agar memberikan informasi pribadi atau mengklik tautan yang berbahaya. Jadi, hati-hati saat menerima email yang mencurigakan atau tidak dikenal. Jangan pernah memberikan informasi pribadi atau mengklik tautan yang tidak jelas asalnya.
16. Gunakan Antivirus atau Anti-Malware
Agar aman dari serangan malware atau virus, sebaiknya menggunakan antivirus atau anti-malware yang terpercaya. Antivirus akan melindungi perangkat dari serangan virus atau malware yang bisa merusak atau mencuri data penting. Jadi, pastikan perangkat sudah terlindungi dengan antivirus atau anti-malware.
17. Gunakan Password yang Kuat
Untuk menjaga keamanan akun email, gunakan password yang kuat dan sulit ditebak oleh orang lain. Password yang kuat biasanya terdiri dari kombinasi huruf, angka, dan simbol. Selain itu, jangan gunakan password yang sama untuk beberapa akun yang berbeda.
18. Berhati-hati pada Lampiran atau File yang Dikirim
Jangan sembarang membuka lampiran atau file yang dikirim melalui email. Lampiran atau file tersebut bisa saja berisi virus atau malware yang bisa merusak perangkat atau mencuri data penting. Pastikan lampiran atau file yang dikirim oleh pengirim yang terpercaya dan familiar.
19. Periksa Ukuran Lampiran atau File
Periksa ukuran lampiran atau file sebelum mengirim atau menerima email. Lampiran atau file yang terlalu besar bisa membuat proses pengiriman atau penerimaan menjadi lambat atau terhenti. Jadi, pastikan ukuran lampiran atau file sudah sesuai dengan batas maksimal yang diperbolehkan.
20. Jangan Melempar Email ke Tempat Sampah Sembarangan
Jangan melempar email ke tempat sampah sembarangan atau tanpa periksa terlebih dahulu. Email yang dianggap tidak penting atau spam bisa saja berisi informasi penting atau memiliki nilai historis di masa depan. Jadi, pastikan melempar email ke tempat sampah hanya setelah dipastikan tidak lagi dibutuhkan.
21. Jangan Terlalu Sering Mengecek Email
Jangan terlalu sering mengecek email karena bisa mengganggu produktivitas atau waktu luang. Lebih baik mengecek email secara terjadwal atau interval tertentu, misalnya setiap satu atau dua jam sekali. Dengan begitu, waktu dan energi bisa lebih fokus pada pekerjaan atau aktivitas yang lebih penting.
22. Jangan Terlalu Lama Menunda Balas Email
Jangan terlalu lama menunda atau mengabaikan email yang masuk. Email yang masuk biasanya membutuhkan tindakan atau respons dalam waktu yang relatif singkat. Jadi, usahakan untuk membalas atau menindaklanjuti email yang masuk dalam waktu yang tidak terlalu lama.
23. Jangan Terlalu Banyak Mengirim Email
Jangan terlalu banyak mengirim email yang tidak perlu atau tidak penting. Email yang terlalu banyak bisa membuat inbox menjadi penuh dan membuat orang lain merasa terganggu atau terbebani. Jadi, pastikan mengirim email hanya ketika memang diperlukan atau penting.
24. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sopan
Gunakan bahasa yang jelas dan sopan saat mengirim email. Bahasa yang jelas dan sopan akan membuat pesan lebih mudah dimengerti dan direspon oleh orang lain. Selain itu, bahasa yang sopan juga akan meningkatkan citra diri dan profesionalisme.
25. Gunakan Format dan Template yang Tepat
Gunakan format dan template yang tepat saat mengirim email. Format dan template yang tepat akan membuat pesan lebih terstruktur dan mudah dibaca. Selain itu, format dan template yang tepat juga akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
26. Jangan Menyinggung atau Memancing Provokasi
Jangan menyinggung atau memancing provokasi saat mengirim email. Email yang menyinggung atau memancing provokasi bisa membuat orang lain merasa tidak nyaman atau marah. Jadi, pastikan pesan yang dikirim tidak mengandung unsur yang menyinggung atau memancing provokasi.
27. Jangan Gunakan Email untuk Hal yang Tidak Pantas
Jangan menggunakan email untuk hal yang tidak pantas atau melanggar etika. Email yang digunakan untuk hal yang tidak pantas bisa membuat citra diri dan reputasi menjadi buruk. Jadi, pastikan mengirim email hanya untuk hal yang pantas dan sesuai dengan tujuan.
28. Gunakan Tanda Tangan Email
Gunakan tanda tangan email untuk meningkatkan citra diri dan profesionalisme. Tanda tangan email biasanya berisi informasi kontak seperti nama, alamat email, nomor telepon, dan tautan situs web. Dengan begitu, orang lain bisa lebih mudah menghubungi atau mengenal lebih jauh.
29. Jangan Mengandalkan Email untuk Semua Hal
Jangan mengandalkan email untuk semua hal karena ada beberapa hal yang lebih efektif atau lebih baik dilakukan secara langsung atau melalui telepon. Email sebaiknya digunakan untuk komunikasi tertulis yang tidak membutuhkan respons atau tindakan dalam waktu yang sangat singkat atau mendesak.
30. Gunakan Email dengan Bijak
Gunakan email dengan bijak dan sesuai dengan kebutuhan. Email yang digunakan dengan bijak akan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas komunikasi. Jadi, pastikan mengirim email hanya untuk hal yang dibutuhkan dan penting.
Kesimpulan
Melihat email sebenarnya tidak sulit jika sudah tahu caranya. Yang terpenting adalah memiliki akun email yang valid dan bisa diakses, serta aplikasi email yang sudah terpasang di perangkat. Selain itu, perhatikan juga faktor keamanan dan etika saat menggunakan email. Dengan cara yang tepat dan bijak, email bisa menjadi alat komunikasi yang efektif dan efisien.
