Surat dinas merupakan salah satu surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta untuk keperluan bisnis. Oleh karena itu, bahasa dalam surat dinas haruslah formal dan jelas. Bahasa yang digunakan harus memenuhi kaidah-kaidah bahasa resmi agar surat dinas yang dibuat dapat dipahami dengan mudah oleh penerima surat.
1. Gunakan Bahasa Baku
Salah satu kaidah bahasa resmi dalam surat dinas adalah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang dianggap benar oleh masyarakat luas. Bahasa baku juga digunakan dalam bahasa Indonesia yang ditetapkan oleh Pusat Bahasa. Selain itu, gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
2. Hindari Penggunaan Bahasa Daerah
Penggunaan bahasa daerah dalam surat dinas sangat tidak dianjurkan. Bahasa daerah hanya dapat digunakan pada kepentingan tertentu saja. Penggunaan bahasa daerah dalam surat dinas dapat menimbulkan kesalahpahaman dan tidak profesional. Oleh karena itu, hindari penggunaan bahasa daerah dalam surat dinas.
3. Gunakan Istilah yang Tepat
Gunakan istilah yang tepat dalam surat dinas. Istilah yang digunakan harus sesuai dengan bidang atau topik yang dibahas. Jangan menggunakan istilah yang kurang jelas atau ambigu. Penggunaan istilah yang tepat akan memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat.
4. Gunakan Ejaan yang Benar
Salah satu kaidah bahasa resmi dalam surat dinas adalah penggunaan ejaan yang benar. Ejaan yang digunakan harus sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan. Penggunaan ejaan yang salah dapat menimbulkan kesalahpahaman dan memperburuk citra instansi atau perusahaan.
5. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Kalimat dalam surat dinas harus singkat dan padat. Kalimat yang terlalu panjang dapat menimbulkan kebingungan dan kehilangan fokus pembaca. Oleh karena itu, gunakan kalimat yang singkat dan padat agar surat dinas mudah dipahami dan tidak memakan waktu yang lama untuk dibaca.
6. Gunakan Kata Ganti yang Tepat
Gunakan kata ganti yang tepat dalam surat dinas. Kata ganti yang digunakan harus sesuai dengan jenis kata ganti yang digunakan dan konteks kalimat. Penggunaan kata ganti yang salah dapat menimbulkan kesalahpahaman dan tidak profesional.
7. Gunakan Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata yang tepat dalam surat dinas sangat penting. Pemilihan kata yang tepat dapat memperjelas makna dari surat dinas. Pilihlah kata yang sesuai dengan konteks dan topik yang dibahas. Hindari penggunaan kata yang kurang jelas atau ambigu.
8. Gunakan Bahasa yang Hormat
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah mengandung unsur hormat. Gunakanlah bahasa yang sopan dan tidak mengandung unsur kebencian atau penghinaan. Penggunaan bahasa yang tidak hormat dapat menimbulkan masalah dan memperburuk citra instansi atau perusahaan.
9. Hindari Penggunaan Bahasa Slang
Hindari penggunaan bahasa slang dalam surat dinas. Penggunaan bahasa slang dapat menimbulkan kesalahpahaman dan tidak profesional. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang formal dan jelas dalam surat dinas.
10. Gunakan Format yang Tepat
Gunakan format yang tepat dalam surat dinas. Format yang digunakan harus sesuai dengan standar yang berlaku. Format yang tepat akan memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat dan memperjelas maksud dari surat dinas.
11. Gunakan Huruf Kapital yang Tepat
Gunakan huruf kapital yang tepat dalam surat dinas. Huruf kapital yang digunakan harus sesuai dengan kaidah-kaidah bahasa resmi. Hindari penggunaan huruf kapital yang tidak perlu atau berlebihan.
12. Gunakan Tanda Baca yang Tepat
Gunakan tanda baca yang tepat dalam surat dinas. Tanda baca yang digunakan harus sesuai dengan kaidah-kaidah bahasa resmi. Hindari penggunaan tanda baca yang tidak perlu atau berlebihan.
13. Gunakan Pemisah Antara Paragraf
Gunakan pemisah antara paragraf dalam surat dinas. Pemisah antara paragraf akan memudahkan pembaca dalam memahami isi surat. Hindari penggunaan paragraf yang terlalu panjang atau terlalu pendek.
14. Gunakan Bahasa yang Tegas
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tegas dan jelas. Gunakan bahasa yang tegas dan jelas untuk menyampaikan maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau kurang jelas.
15. Gunakan Bahasa yang Bersifat Netral
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah bersifat netral. Hindari penggunaan bahasa yang bersifat diskriminatif atau merendahkan. Gunakan bahasa yang netral dan tidak mengandung unsur diskriminatif.
16. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah mudah dipahami. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan bahasa yang rumit atau sulit dipahami.
17. Gunakan Bahasa yang Singkat
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah singkat. Gunakan bahasa yang singkat untuk menghindari pengulangan kata atau kalimat yang tidak perlu. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau terlalu pendek.
18. Gunakan Bahasa yang Jelas
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah jelas. Gunakan bahasa yang jelas untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau kurang jelas.
19. Gunakan Bahasa yang Formal
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah formal. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau tidak formal. Gunakan bahasa yang formal dan jelas untuk menghindari kesalahpahaman.
20. Gunakan Bahasa yang Tepat Waktu
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat waktu. Gunakan bahasa yang tepat waktu untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat waktu atau kurang jelas.
21. Gunakan Bahasa yang Tepat Tujuan
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat tujuan. Gunakan bahasa yang tepat tujuan untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat tujuan atau kurang jelas.
22. Gunakan Bahasa yang Tepat Sasaran
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat sasaran. Gunakan bahasa yang tepat sasaran untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat sasaran atau kurang jelas.
23. Gunakan Bahasa yang Tepat Format
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat format. Gunakan bahasa yang tepat format untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat format atau kurang jelas.
24. Gunakan Bahasa yang Tepat Konteks
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat konteks. Gunakan bahasa yang tepat konteks untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat konteks atau kurang jelas.
25. Gunakan Bahasa yang Tepat Topik
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat topik. Gunakan bahasa yang tepat topik untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat topik atau kurang jelas.
26. Gunakan Bahasa yang Tepat Isi
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat isi. Gunakan bahasa yang tepat isi untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat isi atau kurang jelas.
27. Gunakan Bahasa yang Tepat Bahasa
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat bahasa. Gunakan bahasa yang tepat bahasa untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat bahasa atau kurang jelas.
28. Gunakan Bahasa yang Tepat Wacana
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat wacana. Gunakan bahasa yang tepat wacana untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat wacana atau kurang jelas.
29. Gunakan Bahasa yang Tepat Gaya
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat gaya. Gunakan bahasa yang tepat gaya untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat gaya atau kurang jelas.
30. Gunakan Bahasa yang Tepat Suara
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas haruslah tepat suara. Gunakan bahasa yang tepat suara untuk memperjelas maksud dari surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak tepat suara atau kurang jelas.
Kesimpulan
Bahasa dalam surat dinas haruslah formal dan jelas. Bahasa yang digunakan harus memenuhi kaidah-kaidah bahasa resmi agar surat dinas yang dibuat dapat dipahami dengan mudah oleh penerima surat. Gunakan bahasa baku, hindari penggunaan bahasa daerah, gunakan istilah yang tepat, gunakan ejaan yang benar, gunakan kalimat yang singkat dan padat, gunakan kata ganti yang tepat, gunakan pemilihan kata yang tepat, gunakan bahasa yang hormat, hindari penggunaan bahasa slang, gunakan format yang tepat, gunakan huruf kapital yang tepat, gunakan tanda baca yang tepat, gunakan pemisah antara paragraf, gunakan bahasa yang tegas, gunakan bahasa yang bersifat netral, gunakan bahasa yang mudah dipahami, gunakan bahasa yang singkat, gunakan bahasa yang jelas, gunakan bahasa yang formal, gunakan bahasa yang tepat waktu, gunakan bahasa yang tepat tujuan, gunakan bahasa yang tepat sasaran, gunakan bahasa yang tepat format, gunakan bahasa yang tepat konteks, gunakan bahasa yang tepat topik, gunakan bahasa yang tepat isi, gunakan bahasa yang tepat bahasa, gunakan bahasa yang tepat wacana, dan gunakan bahasa yang tepat suara.
