Surat pemberitahuan adalah salah satu bentuk surat yang digunakan untuk memberitahu seseorang atau kelompok tentang suatu peristiwa atau kejadian. Surat ini dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti dalam bisnis, organisasi, maupun dalam kehidupan sehari-hari. Ada banyak jenis surat pemberitahuan yang dapat Anda gunakan, baik itu untuk memberitahu terkait perubahan jadwal, kebijakan baru, atau bahkan undangan acara. Namun, sebelum Anda membuat surat pemberitahuan, ada baiknya untuk mengetahui contoh surat pemberitahuan yang baik dan benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan efektif.
Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan
Sebelum memulai menulis surat pemberitahuan, pahami terlebih dahulu jenis-jenis surat pemberitahuan berikut ini:
- Surat pemberitahuan resmi
- Surat pemberitahuan tidak resmi
- Surat pemberitahuan terbuka
- Surat pemberitahuan tertutup
Jenis surat pemberitahuan yang akan digunakan tergantung pada tujuan dan konteks penggunaannya. Surat pemberitahuan resmi biasanya digunakan untuk kepentingan bisnis dan pemerintahan, sedangkan surat pemberitahuan tidak resmi biasanya digunakan dalam kehidupan sehari-hari seperti dalam komunikasi antar teman atau keluarga.
Ketentuan Umum dalam Menulis Surat Pemberitahuan
Sebelum membuat surat pemberitahuan, pastikan untuk memperhatikan beberapa hal berikut:
- Pastikan tujuan surat pemberitahuan jelas dan spesifik
- Tuliskan tanggal dan waktu pengiriman surat
- Sertakan informasi kontak untuk dapat dihubungi kembali
- Tuliskan nama lengkap dan jabatan pengirim surat
- Jangan lupa untuk menandatangani surat
Dengan memperhatikan ketentuan umum di atas, pesan yang ingin disampaikan akan dapat tersampaikan dengan baik.
Contoh Surat Pemberitahuan Resmi
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan resmi:
PT. XYZ
Jalan Raya Banten No. 123
Tangerang Selatan, Banten
Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Kepada Yth:
Bapak/Ibu/Saudara/i
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kami, kami melakukan perubahan jadwal operasional pada tanggal 1 Januari 2022. Adapun perubahan jadwal tersebut adalah sebagai berikut:
Senin s.d. Jumat: 07.00 – 16.00
Sabtu: 07.00 – 12.00
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
(Nama Pengirim)
Contoh Surat Pemberitahuan Tidak Resmi
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan tidak resmi:
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Kepada teman-teman semua,
Saya ingin memberitahu bahwa acara reuni angkatan SMA tahun 2000 akan diadakan pada tanggal 1 Januari 2022 di Hotel XYZ. Acara ini dimulai pukul 19.00 WIB dan akan diisi dengan berbagai kegiatan menarik seperti games, doorprize, dan lain-lain. Bagi yang ingin mengikuti acara ini, silahkan menghubungi nomor kontak saya di bawah ini:
Nomor Kontak: 08123456789
Sekian informasi yang dapat saya sampaikan. Mohon infonya juga disampaikan ke teman-teman yang lainnya. Terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
(Nama Pengirim)
Contoh Surat Pemberitahuan Terbuka
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan terbuka:
Kepada seluruh warga Kota ABC,
Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap pentingnya menjaga kebersihan lingkungan, kami akan mengadakan kegiatan Bersih Kota pada tanggal 1 Januari 2022. Acara ini akan dimulai pukul 07.00 WIB di Lapangan ABC dan diikuti oleh seluruh warga Kota ABC.
Adapun kegiatan yang akan dilakukan adalah:
- Pembersihan jalan dan trotoar
- Pembersihan selokan dan parit
- Pembersihan taman dan tempat umum lainnya
Kami mengundang seluruh warga Kota ABC untuk berpartisipasi dalam kegiatan ini. Mari kita bersama-sama menjaga kebersihan lingkungan untuk kehidupan yang lebih sehat dan nyaman.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
(Nama Pengirim)
Contoh Surat Pemberitahuan Tertutup
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan tertutup:
PT. XYZ
Jalan Raya Banten No. 123
Tangerang Selatan, Banten
Hal: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Internal
Kepada Yth:
Bapak/Ibu/Saudara/i
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan, kami melakukan perubahan kebijakan internal pada tanggal 1 Januari 2022. Adapun perubahan kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:
- Pengurangan jumlah cuti perusahaan menjadi 12 hari kerja
- Perubahan sistem penilaian kinerja karyawan
- Perubahan sistem absensi karyawan
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Kami mohon kepada seluruh karyawan untuk dapat mematuhi kebijakan ini demi tercapainya tujuan perusahaan yang lebih baik.
Hormat kami,
PT. XYZ
(Nama Pengirim)
Kesimpulan
Surat pemberitahuan merupakan salah satu bentuk surat yang penting untuk memberitahu seseorang atau kelompok tentang suatu peristiwa atau kejadian. Dalam membuat surat pemberitahuan, pastikan untuk memperhatikan jenis-jenis surat pemberitahuan yang ada, ketentuan umum dalam menulis surat pemberitahuan, dan tujuan penggunaannya. Selain itu, pastikan juga untuk menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan efektif.
